Etapas de la Gestión de Mantenimiento

• Planificación.

Este proceso se refiere a la existencia de una estructura organizada de planes de mantenimiento preventivos o correctivos que estén alineados con las reales necesidades de los equipos, en casos en los que la cantidad de equipos sea importante, es necesario efectuar un análisis de criticidad. La planificación es una forma organizada de administrar el trabajo de mejora.

Para que la planificación sea efectiva se debe considerar algunos aspectos como:

* Apoyo institucional. El gerente general del organismo debe proporcionar los apoyos necesarios para desarrollar el programa de mantenimiento deseado. Este apoyo se debe ir más allá de proporcionar los fondos, herramientas, materiales y personal adecuados para el mantenimiento; se requiere la participación activa del equipo directivo. El apoyo institucional debe llegar de todos los niveles gerenciales, incluyendo al gerente general del organismo.

* Sistema de mantenimiento. Para asegurar un mantenimiento efectivo de los equipos, instalaciones y estructuras, las responsabilidades deben quedar claramente definidas y el personal de mantenimiento debe tener las herramientas y destreza necesarias para ejecutar su trabajo correctamente.

* Materiales, herramientas y refacciones. Debe establecerse un sistema de control de inventarios para que las partes de repuesto y refacciones estén disponibles para el mantenimiento. Dado que usualmente otro departamento es el responsable de esta función, es importante que haya una estrecha coordinación entre los departamentos de compras, mantenimiento y control de inventarios.

* Logística. Debe procurarse proporcionar vehículos, materiales, herramientas y personal para realizar el mantenimiento. Hay que identificar bien a las áreas de trabajo que tienen equipo que necesita mantenimiento preventivo (MP) y mantenimiento correctivo (MC) para que sean asignadas, sin problemas de localización.

* Finanzas. Los fondos económicos necesarios para desarrollar el programa de mantenimiento, especialmente el relativo al MP, lamentable pero frecuentemente, son los primeros en recortarse cuando se trata de reducir costos dentro del organismo. Por tal razón el gerente de mantenimiento debe estar siempre atento a sus costos. 

* Registros en archivos. Deben llevarse registros actualizados, confiables y precisos de todas las acciones de mantenimiento de la empresa. El tipo y número de registros y reportes debe ser acorde al tipo de sistema de información y control que quiera adoptarse.

* Recursos humanos y capacitación. Debe instituirse un programa continuo de capacitación técnica y gerencial para el personal de mantenimiento. Sin ello no habrá un mantenimiento efectivo. El recurso más importante del departamento es el personal encargado del mantenimiento de los bienes de la empresa (y de la comunidad). Si el personal de mantenimiento carece de habilidades para planear y ejecutar sus obligaciones, seguramente los demás recursos disponibles, serán mal empleados. O peor aún, el uso incorrecto de estos recursos puede ocasionar graves interrupciones en los servicios de abastecimiento de agua o drenaje.

* Ubicación apropiada de los recursos. Es igualmente importante organizar y ubicar al personal del departamento de mantenimiento conforme a sus habilidades y funciones. 

• Programación 

Se refiere a la organización para la ejecución de las actividades de mantenimiento definidas, es decir la planificación nos dice qué es lo que tenemos que hacer y la programación es mas especifica diciéndonos cuándo, con quién y con qué hacer la actividad. Es recomendable definir un horizonte de planificación que puede ser semanal, mensual, etc. en el que es importante considerar la inclusión de los materiales necesarios. 

• Ejecución 

La ejecución es la parte más desarrollada en la gestión de mantenimiento de las empresas, sin embargo es importante tratar de sistematizarla a fin de hacerla lo menos dependiente de las personas; muchas veces sólo confiamos los trabajos en ciertos especialistas, lo que puede estar sucediendo es que no documentamos o no capacitamos adecuadamente, esto nos hace vulnerables y dependientes de las personas y de la tecnología. Documentar adecuada y oportunamente permite minimizar la posibilidad de error y garantizar el éxito en la ejecución; el manejo de manuales y el cumplimiento de especificaciones de seguridad, entre otros, constituyen también parte importante de este proceso.

• Supervisión y control

Dentro de la aplicación, ejecución, y control de un sistema de mantenimiento existen diferentes etapas, que las mismas pueden ser medidas a través de la citación de diferentes índices (Intervención, defectos, fuerzas de trabajo) que en su determinación van a permitir analizar el desenvolvimiento del sistema aplicado. Apoyándose en la información que brindan estos índices como medios de control, se puede determinar la calidad del mantenimiento efectuado y así poder corregir las deficiencias en el sistema.